Dotychczasowe biuro rachunkowe może nadal obsługiwać firmę, jeżeli posiada doświadczenie w prowadzeniu pełnych ksiąg. Warto jednak wcześniej ustalić, jak zmieni się zakres współpracy, jakie dokumenty będą potrzebne i jakich informacji będzie oczekiwała księgowość.
Co dokładnie zmienia się po przejściu z JDG do spółki z o.o.?
JDG i spółka z o.o. to dwa różne modele prowadzenia biznesu
W jednoosobowej działalności przedsiębiorca prowadzi biznes we własnym imieniu.
Spółka z o.o. jest natomiast odrębnym podmiotem. Posiada własny majątek, zaciąga zobowiązania i zawiera umowy.
Ta różnica ma bezpośrednie przełożenie na księgowość.
Właściciel JDG jest przyzwyczajony do stosunkowo swobodnego przepływu środków pomiędzy działalnością a finansami prywatnymi. W spółce z o.o. pieniądze znajdujące się na rachunku należą do spółki.
Wypłata środków wspólnikowi albo członkowi zarządu powinna mieć określoną podstawę i zostać odpowiednio udokumentowana.
Dlatego księgowość spółek wymaga większej dyscypliny w zakresie dokumentów oraz przepływów pieniężnych.
Zmienia się sposób prowadzenia księgowości
Jedną z najbardziej widocznych zmian jest przejście na księgi rachunkowe.
W przypadku wielu jednoosobowych działalności rozliczenia opierają się na uproszczonych formach ewidencji. Spółka z o.o. prowadzi natomiast księgi rachunkowe zgodnie z zasadami właściwymi dla tego rodzaju podmiotu.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest znacznie bardziej rozbudowane niż uproszczona ewidencja podatkowa.
Księgi mają przedstawiać sytuację majątkową i finansową przedsiębiorstwa. Ujmowane są w nich m.in. aktywa, zobowiązania, kapitały, przychody i koszty.
Oznacza to większą liczbę operacji księgowych oraz większe znaczenie prawidłowej dokumentacji.
Nie wystarczy więc po prostu przekazywać faktur tak jak wcześniej. Księgowość musi znać również charakter poszczególnych operacji i posiadać dokumenty pozwalające odpowiednio ująć je w księgach.
Pełne księgi oznaczają również sprawozdawczość finansową
Kolejną zmianą jest obowiązek przygotowywania sprawozdania finansowego.
Dla przedsiębiorcy przechodzącego z JDG może być to zupełnie nowy obszar.
Sprawozdanie pokazuje sytuację przedsiębiorstwa w znacznie szerszy sposób niż sama informacja o przychodach, kosztach czy podatku do zapłaty.
Dane wynikające z ksiąg mogą być wykorzystywane również przez zarząd do oceny kondycji spółki.
Dlatego dobrze prowadzona księgowość spółek nie powinna być traktowana wyłącznie jako realizacja obowiązku ustawowego. Może stanowić ważne źródło informacji o finansach przedsiębiorstwa.
Biuro rachunkowe powinno znać specyfikę spółek
Nie każde biuro obsługujące jednoosobowe działalności musi posiadać takie samo doświadczenie w prowadzeniu ksiąg spółek.
Przed zmianą formy prawnej warto więc porozmawiać z dotychczasową księgowością.
Trzeba ustalić, czy dane biuro rachunkowe prowadzi pełne księgi, jakie ma doświadczenie w obsłudze spółek z o.o. oraz jak będzie wyglądała współpraca po zmianie.
Znaczenie ma nie tylko techniczne księgowanie dokumentów.
Dobre biuro księgowe powinno również wiedzieć, jakie informacje są potrzebne do prawidłowego ujęcia transakcji oraz kiedy konkretna sprawa wymaga dodatkowej analizy podatkowej lub prawnej.
Im bardziej złożona działalność spółki, tym większe znaczenie ma doświadczenie osób odpowiedzialnych za jej księgowość.
Zmienia się sposób korzystania z pieniędzy firmy
To jeden z obszarów, który może sprawiać przedsiębiorcom najwięcej trudności po przejściu z JDG do spółki.
W jednoosobowej działalności właściciel często korzysta z jednego rachunku albo swobodnie przelewa środki pomiędzy rachunkiem firmowym i prywatnym.
W spółce z o.o. trzeba wyraźniej rozdzielić te sfery.
Jeżeli spółka przekazuje pieniądze wspólnikowi lub członkowi zarządu, księgowość powinna wiedzieć, czego dotyczy wypłata.
Może być związana np. z wynagrodzeniem, dywidendą, pożyczką albo rozliczeniem wydatku poniesionego na rzecz spółki.
Podobnie jest w drugą stronę. Jeżeli wspólnik przekazuje środki do spółki, również trzeba ustalić charakter takiej operacji.
Brak odpowiedniej dokumentacji może powodować problemy księgowe i podatkowe.
Usługi księgowe dla spółki obejmują więcej obowiązków
Przedsiębiorca powinien liczyć się z tym, że zakres obsługi spółki będzie większy niż w przypadku prostej JDG.
Usługi księgowe mogą obejmować m.in. bieżące prowadzenie ksiąg, ewidencję środków trwałych, rozrachunki, przygotowanie rozliczeń podatkowych oraz sprawozdawczość finansową.
Jeżeli spółka zatrudnia pracowników, dochodzi również obsługa kadrowo-płacowa.
Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa mogą pojawić się kolejne potrzeby: raportowanie dla zarządu, obsługa transakcji zagranicznych, rozliczenia pomiędzy podmiotami powiązanymi czy przygotowywanie danych dla banku.
Dlatego przed rozpoczęciem współpracy warto dokładnie ustalić, co obejmuje miesięczna obsługa księgowa, a które czynności są realizowane dodatkowo.
Sama księgowość nie odpowie na każde pytanie
Przejście z JDG do spółki wiąże się również z decyzjami podatkowymi.
Trzeba przeanalizować sposób opodatkowania działalności, przepływy pomiędzy spółką a wspólnikami czy zasady wynagradzania osób zaangażowanych w jej prowadzenie.
W takich sprawach potrzebny może być doradca podatkowy.
Jego rola różni się od roli księgowego.
Księgowość zajmuje się bieżącym ujmowaniem zdarzeń i przygotowaniem rozliczeń w ramach uzgodnionego zakresu. Doradca podatkowy może natomiast przeanalizować konsekwencje planowanych działań i pomóc wybrać rozwiązanie odpowiadające sytuacji konkretnego przedsiębiorstwa.
Najlepiej, gdy oba obszary ze sobą współpracują.
Dzięki temu księgowy wie, w jaki sposób należy rozliczyć przyjęte rozwiązanie, a doradca ma dostęp do danych finansowych potrzebnych do przeprowadzenia analizy.
Nowa forma prawna wymaga nowego obiegu dokumentów
Przejście do spółki jest również dobrym momentem na uporządkowanie procesów wewnętrznych.
Warto ustalić, kto odpowiada za przekazywanie faktur, umów i innych dokumentów oraz w jakim terminie powinny one trafiać do księgowości.
Szczególne znaczenie mają dokumenty dotyczące operacji, których charakteru nie da się ustalić na podstawie samej faktury czy przelewu.
Jeżeli spółka zawiera umowę pożyczki, nabywa istotny składnik majątku albo dokonuje rozliczenia ze wspólnikiem, biuro księgowe powinno otrzymać komplet informacji potrzebnych do prawidłowego ujęcia operacji.
Im lepiej zorganizowany jest przepływ informacji, tym mniejsze ryzyko, że księgowość będzie musiała odtwarzać charakter transakcji wiele miesięcy później.
Jak wybrać biuro rachunkowe dla spółki z o.o.?
Jeżeli dotychczasowe biuro nie prowadzi pełnych ksiąg albo przedsiębiorca chce zmienić model współpracy, warto porównać oferty przed rozpoczęciem działalności w nowej formie.
Przy wyborze warto sprawdzić:
- doświadczenie w księgowości spółek – nie tylko liczbę obsługiwanych klientów;
- zakres usług księgowych – w tym rozliczenia, sprawozdawczość oraz ewentualną obsługę kadrowo-płacową;
- sposób przekazywania dokumentów – szczególnie możliwość elektronicznego obiegu;
- dostęp do osoby prowadzącej księgi – aby można było szybko wyjaśniać nietypowe transakcje;
- zakres raportowania dla zarządu – jeżeli spółka potrzebuje danych do bieżącego zarządzania;
- dostęp do doradcy podatkowego – w sprawach wykraczających poza standardowe księgowanie;
- możliwość rozszerzenia współpracy wraz z rozwojem przedsiębiorstwa.
Cena jest ważna, ale powinna być analizowana razem z zakresem odpowiedzialności i dostępnych usług.
Księgowość spółki może wspierać zarządzanie biznesem
Przejście na pełne księgi (pełna księgowość w oddziale ILT Wrocław) oznacza więcej obowiązków, ale daje również dostęp do znacznie szerszych danych.
Zarząd może analizować wynik finansowy, strukturę kosztów, poziom należności i zobowiązań czy zmiany zachodzące w majątku spółki.
Warto z tego korzystać.
Dobra obsługa księgowa nie powinna kończyć się na informacji o wysokości podatku do zapłaty.
Jeżeli księgi są prowadzone na bieżąco i w sposób dostosowany do działalności przedsiębiorstwa, mogą stanowić ważne źródło informacji przy podejmowaniu decyzji biznesowych.
Najważniejsze wnioski
Przejście z jednoosobowej działalności gospodarczej do spółki z o.o. zmienia sposób prowadzenia biznesu również od strony finansowej i księgowej.
Pojawia się prowadzenie ksiąg rachunkowych, sprawozdawczość finansowa oraz konieczność dokładniejszego dokumentowania przepływów pomiędzy spółką, wspólnikami i członkami zarządu.
Dlatego warto odpowiednio wcześniej sprawdzić, czy dotychczasowe biuro rachunkowe jest przygotowane do obsługi nowej formy działalności.
Profesjonalne usługi księgowe powinny odpowiadać skali i specyfice przedsiębiorstwa, a w bardziej złożonych sprawach istotny jest również dostęp do specjalistów z innych obszarów.
Współpraca księgowego i doradcy podatkowego (doradztwo podatkowe w oddziale ILT Wrocław) pozwala połączyć bieżące rozliczenia z analizą podatkowych skutków decyzji podejmowanych przez spółkę.
Planujesz przejście z JDG do spółki?
Jako biuro rachunkowe ILT we Wrocławiu zapewniamy kompleksową obsługę księgową spółek, w tym prowadzenie ksiąg rachunkowych, bieżące rozliczenia oraz obsługę kadrowo-płacową.
Współpracujemy z doradcami podatkowymi i prawnikami Kancelarii ILT, dzięki czemu możemy wspierać przedsiębiorców również w sprawach wykraczających poza standardową księgowość.
Jeżeli planujesz zmianę formy prowadzenia biznesu albo szukasz biura księgowego do obsługi istniejącej spółki, skontaktuj się z nami. Ustalimy zakres obsługi odpowiadający potrzebom Twojego przedsiębiorstwa.
