Gdy faktury zaczynają krążyć w kilku miejscach
Biuro rachunkowe odbiera dokumenty od klientów w kilku kanałach jednocześnie. Jedna firma wystawia faktury w programie sprzedażowym, koszty zapisuje w folderach na komputerze, a część dokumentów przesyła mailem. Do tego dochodzą zdjęcia faktur z telefonu, paragony i raporty z systemów sprzedaży internetowej.
Na początku miesiąca skrzynka mailowa potrafi wypełnić się dziesiątkami plików PDF. Część dokumentów trafia do chmury, część zostaje w mailach, a pojedyncze faktury pojawiają się jeszcze w wiadomościach wysyłanych przez pracowników firmy.
Po kilku miesiącach liczba dokumentów rośnie na tyle, że odnalezienie konkretnej faktury zaczyna zajmować więcej czasu niż jej wystawienie. Księgowość musi wtedy najpierw ustalić, czy wszystkie dokumenty w ogóle dotarły. Część jest w mailach, część w folderach współdzielonych, część w systemach sprzedażowych klientów. Dopiero kiedy wszystko zostanie zebrane w jednym miejscu, można spokojnie przejść do księgowania.
Dopóki dokumenty krążą między mailami, folderami i różnymi systemami sprzedaży, pełna kontrola nad obiegiem faktur w firmie pozostaje ograniczona.
KSeF zmienia logikę obiegu faktur
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur zmienia sposób funkcjonowania faktur w firmach. Dokument przestaje być plikiem przesyłanym między kontrahentami, a staje się ustrukturyzowaną fakturą zapisaną w systemie państwowym.
Dla wielu przedsiębiorców oznacza to konieczność zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń.
Dotychczasowy model wyglądał często tak:
- faktura powstaje w programie lub w Excelu
- dokument jest wysyłany mailem do kontrahenta
- kopia trafia do księgowej
KSeF zmienia prostą rzecz: faktura nie powstaje już w pliku wysłanym mailem. Najpierw trafia do systemu Ministerstwa Finansów, a dopiero potem funkcjonuje jako dokument sprzedaży. Dlatego przedsiębiorcy potrzebują programów, które potrafią obsłużyć ten proces automatycznie. Jednym z rozwiązań jest Systim.pl, umożliwiający wystawianie i przesyłanie faktur bezpośrednio do KSeF.
Problem nie zaczyna się od przepisów
Przedsiębiorca prowadzący firmę usługową często zaczyna działalność od prostych narzędzi. Kilka faktur miesięcznie można wystawić w arkuszu kalkulacyjnym albo w prostym programie do faktur.
Sytuacja zmienia się wtedy, gdy firma rośnie. Pojawiają się kolejne projekty, więcej klientów i więcej dokumentów kosztowych. Do faktur sprzedażowych dochodzą umowy, raporty sprzedaży, dokumenty magazynowe czy listy płac. Właściciel firmy szybko odkrywa, że największym problemem nie jest samo wystawienie faktury, lecz utrzymanie porządku w danych.
Biura rachunkowe widzą to bardzo wyraźnie. Klienci przekazują dokumenty w różnych formach i w różnym czasie, a księgowość musi z tego złożyć spójny obraz finansów firmy.
Porządkowanie dokumentów przed KSeF
Przygotowanie do KSeF w wielu firmach zaczyna się od uporządkowania podstawowych procesów. Przedsiębiorcy analizują, gdzie powstają dokumenty i w jaki sposób trafiają do księgowości.
Najczęściej oznacza to kilka zmian organizacyjnych:
- odejście od faktur tworzonych w Excelu
- uporządkowanie miejsca przechowywania dokumentów kosztowych
- wprowadzenie jednego systemu do obsługi sprzedaży i dokumentów
Dla biura rachunkowego takie zmiany mają bardzo praktyczny wymiar. Im bardziej uporządkowany jest obieg dokumentów w firmie klienta, tym łatwiej kontrolować kompletność danych i poprawność rozliczeń.
Jedno miejsce dla faktur, kosztów i dokumentów
Przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy często zauważa pewien moment przełomowy. Zamówień jest już tyle, że ręczne wystawianie faktur zaczyna spowalniać pracę firmy.
Właśnie wtedy pojawia się potrzeba narzędzia, które zbiera dane o sprzedaży, fakturach i dokumentach w jednym miejscu.
Na rynku funkcjonuje coraz więcej systemów, które łączą funkcje fakturowania, księgowości i zarządzania dokumentami. Jednym z przykładów jest program do fakturowania online, który pozwala wystawiać dokumenty sprzedaży, kontrolować koszty i przygotować firmę do pracy z KSeF. Dla przedsiębiorcy oznacza to przede wszystkim jedną rzecz: dokumenty przestają być rozproszone między mailami, folderami i kilkoma programami.
KSeF jako impuls do uporządkowania procesów
Księgowi często podkreślają, że sama zmiana przepisów nie jest największym wyzwaniem. Znacznie trudniejsze bywa uporządkowanie procesów, które przez lata powstawały spontanicznie w rozwijającej się firmie. KSeF działa w tym sensie jak impuls do reorganizacji. Firma, która wcześniej wystawiała faktury w różnych miejscach i przechowywała dokumenty w kilku systemach, zaczyna szukać bardziej uporządkowanego modelu pracy.
Dla wielu przedsiębiorców oznacza to przejście na rozwiązania, które pozwalają obsługiwać sprzedaż, dokumenty i komunikację z księgowością w jednym systemie. Zmiana ta nie wynika wyłącznie z nowych przepisów. W praktyce jest odpowiedzią na rosnącą liczbę dokumentów i coraz większą skalę działalności firm.
