KSeF znacząco zmienił sposób, w jaki firmy i księgowość otrzymują faktury. Dokument może trafić do organizacji automatycznie, ale jego pojawienie się w systemie nie kończy procesu. Nadal trzeba ustalić, czego dotyczy koszt, kto powinien go zaakceptować, do jakiego projektu go przypisać oraz czy dokument wymaga dodatkowej kontroli.
To właśnie tutaj zaczyna się rola sztucznej inteligencji.
Faktura jest cyfrowa, decyzja nadal wymaga kontekstu
Tradycyjny workflow dobrze radzi sobie z przewidywalnymi przypadkami. Jeśli dostawca należy do określonej kategorii, dokument może zostać automatycznie skierowany do właściwego działu.
Problem pojawia się przy wyjątkach. Faktura może dotyczyć kilku projektów, zawierać nietypową usługę albo różnić się od wcześniejszych dokumentów tego kontrahenta.
AI może przeanalizować treść dokumentu, historię wcześniejszych operacji i sposób obsługi podobnych przypadków.
Dlatego obieg dokumentów AI może nie tylko przekazywać fakturę pomiędzy kolejnymi etapami, lecz również pomagać ustalić, co powinno wydarzyć się z nią dalej.
Od pobrania dokumentu do przygotowania księgowania
Inteligentny obieg może wspierać między innymi:
- rozpoznanie rodzaju dokumentu,
- identyfikację kontrahenta,
- przypisanie projektu lub centrum kosztowego,
- wybór odpowiedniej ścieżki akceptacji,
- wykrywanie nietypowych danych,
- przygotowanie informacji dla księgowości.
Dzięki temu automatyzacja księgowości z AI zaczyna się znacznie wcześniej niż w momencie dekretacji.
Największą zmianą nie jest więc samo cyfrowe pozyskanie faktury. Jest nią możliwość automatyzacji decyzji wykonywanych wcześniej pomiędzy otrzymaniem dokumentu a jego zaksięgowaniem.
