RCP a kontrola wejść – czym różnią się te systemy?
RCP i kontrola dostępu korzystają z podobnych mechanizmów identyfikacji, ale rozwiązują dwa różne problemy. System RCP ma ustalić, kiedy pracownik pracował. Rejestruje m.in. rozpoczęcie i zakończenie pracy, przerwy, wyjścia służbowe czy inne zdarzenia związane z czasem pracy. Na podstawie danych można następnie rozliczać obecności, spóźnienia, nadgodziny, pracę nocną czy pracę w określonych systemach czasu pracy.
Kontrola dostępu odpowiada natomiast na pytanie: kto, gdzie i kiedy może wejść. Pracownik może mieć dostęp do głównego wejścia i części biurowej, ale już nie do magazynu wysokiego składowania, serwerowni czy pomieszczenia technicznego. Uprawnienia można przypisać konkretnym osobom lub grupom i uzależnić je od czasu.
Różnica jest więc prosta. RCP interesuje przede wszystkim czas pracy, a kontrolę dostępu – prawo do przekroczenia konkretnego przejścia. Dopiero ich połączenie pozwala wykorzystać informacje dotyczące tego samego pracownika bez utrzymywania dwóch całkowicie niezależnych procesów.
Dlaczego warto połączyć RCP z kontrolą dostępu?
Najbardziej praktyczny powód to ograniczenie sytuacji, w której te same dane trzeba utrzymywać w kilku miejscach. Załóżmy, że firma zatrudnia 500 osób. Nowy pracownik trafia na drugą zmianę do działu produkcji. Trzeba utworzyć jego kartotekę, przypisać harmonogram pracy, nadać identyfikator i określić, do których części zakładu może wejść. Jeżeli poszczególne systemy nie wymieniają informacji, administratorzy wykonują część tych operacji oddzielnie. Gdy pracownik zmieni dział, grafik albo zakres obowiązków, dane ponownie trzeba zaktualizować.
Integracja ogranicza ten problem, ponieważ systemy mogą wymieniać informacje dotyczące pracowników i organizacji ich pracy. W przypadku połączenia tych systemów w jeden pojawiają się dodatkowe opcje, np. dwukierunkowa integracja z oprogramowaniem ERP i kadrowo-płacowym. Wymieniane mogą być kartoteki pracowników, urlopy, absencje, harmonogramy, grafiki oraz informacje o obecności, czasie pracy, nadgodzinach czy godzinach nocnych. Zakres i kierunek wymiany danych w zaawansowanych rozwiązaniach można konfigurować.
Drugi konkret dotyczy uprawnień do stref. Kontrola wejść nie musi kończyć się na drzwiach recepcji. Może sterować zamkami drzwi, furtkami, bramkami obrotowymi, bramami wjazdowymi czy szlabanami. Identyfikacja może odbywać się m.in. kartą zbliżeniową, brelokiem, kodem PIN, NFC, odciskiem palca lub geometrią twarzy. System może również wymagać dwóch metod jednocześnie, np. karty i PIN-u.
Przykład? Pracownik produkcji może wejść przez bramkę główną od 5:30, bo zaczyna zmianę o 6:00, ale nie musi mieć uprawnienia do laboratorium. Kierownik może mieć dostęp do obu stref. Firma zyskuje wtedy nie tylko zapis obecności, lecz również informację, kto i kiedy uzyskał dostęp do konkretnego obszaru.
Trzecia kwestia to wiedza o osobach przebywających w obiekcie. Zaawansowany system kontroli wejść i wyjść pozwala monitorować zdarzenia w czasie rzeczywistym i tworzyć raporty historyczne. Połączenie z RCP może też wspierać określenie liczby osób aktualnie znajdujących się w budynku, co ma znaczenie np. podczas ewakuacji.
Nie chodzi więc o samo „usprawnienie HR”. Chodzi o mniej powielanych kartotek, kontrolowane uprawnienia do fizycznych przejść, historię zdarzeń i możliwość zestawienia danych dotyczących obecności z danymi o dostępie.
Dla kogo sprawdzi się połączenie RCP z kontrolą wejść?
Integracja RCP z kontrolą dostępu jest najbardziej użyteczna tam, gdzie firma musi jednocześnie rozliczać czas pracy i decydować, do jakich części obiektu może dostać się pracownik.
Dobrym przykładem jest zakład produkcyjny pracujący zmianowo. System RCP musi uwzględniać harmonogramy, pracę nocną, weekendy czy nadgodziny. Kontrola dostępu może równocześnie rozdzielać uprawnienia do hali, magazynu, części administracyjnej i pomieszczeń technicznych. Złożone rozwiązania do rejestracji i ewidencji obsługują różne typy czasu pracy, w tym pracę zmianową i weekendową, natomiast system KD umożliwia przypisywanie dostępów do określonych stref i przedziałów czasowych.
Podobny model sprawdza się w magazynach i centrach logistycznych. Magazynier może mieć dostęp do hali i strefy socjalnej, pracownik biurowy do części administracyjnej, a osoba odpowiedzialna za infrastrukturę – również do pomieszczeń technicznych. Nie ma potrzeby nadawania każdemu identycznych uprawnień.
W biurowcu lub firmie wielooddziałowej problem jest inny. Zamiast pracy na hali pojawia się duża liczba drzwi, pięter, działów i grup użytkowników. Kontrola dostępu pozwala zarządzać użytkownikami i grupami oraz określać, kto może wejść do danej strefy. System zapisuje przy tym zdarzenia, dzięki czemu można później sprawdzić historię przejść.
Integracja ma sens również w mniejszych organizacjach, jeśli występują w nich miejsca wymagające ograniczenia dostępu: serwerownia, archiwum, laboratorium, magazyn wartościowych materiałów czy pomieszczenie techniczne. O opłacalności rozwiązania nie decyduje więc wyłącznie liczba pracowników. Ważniejsza jest liczba procesów, które firma musi obsłużyć: ewidencja czasu, zmiany, identyfikacja osób, uprawnienia i kontrola stref.
Jak działa połączenie RCP z kontrolą wejść?
Najłatwiej pokazać to na konkretnym zdarzeniu. Pracownik przychodzi do zakładu o 5:52. Przykłada swoją kartę do terminala. Urządzenie identyfikuje użytkownika i – jeżeli terminal uczestniczy w systemie kontroli dostępu – sprawdza również jego uprawnienie do przejścia. Po poprawnej autoryzacji może zostać zwolniona blokada drzwi lub bramki, a zdarzenie zostaje zapisane w systemie.
To jednak ważne: wejście przez drzwi nie zawsze jest równoznaczne z rozpoczęciem pracy. Pracownik może w ciągu dnia przechodzić między halą a magazynem piętnaście razy. Każde takie przejście może mieć znaczenie dla kontroli dostępu, ale nie powinno piętnaście razy rozpoczynać i kończyć jego czasu pracy. Dlatego podczas wdrożenia określa się, które terminale i które typy zdarzeń mają znaczenie dla RCP, a które służą wyłącznie kontroli przejścia.
RCP może rejestrować nie tylko wejście i wyjście, lecz także np. przerwę, wyjście służbowe czy delegację. Z kolei KD pilnuje, czy dana osoba ma prawo otworzyć konkretne drzwi lub przejść przez bramkę. Wspólnym mianownikiem jest użytkownik i jego identyfikator. Zamiast tworzyć dwa oderwane środowiska, można zarządzać informacjami o użytkownikach, grupach czy wydziałach oraz obsługiwać terminale w zakresie KD i RCP z jednego rozwiązania.
To właśnie jest praktyczny sens integracji: nie „magiczne połączenie wszystkiego ze wszystkim”, ale określenie, które dane i zdarzenia są wspólne, gdzie mają trafić i co system ma z nimi zrobić.
RCP i kontrola wejść w jednym systemie – rozwiązania AutoID
Jedną z firm oferujących oba rozwiązania połączone w jednym zaawansowanym system jest polska firma istniejąca na rynku od 1999 roku – AutoID. Ich autorskie rozwiązanie odpowiada za rejestrację i rozliczanie zdarzeń związanych z czasem pracy oraz zarządza uprawnieniami do przejść i stref.
Od strony RCP system obsługuje m.in. rejestrację rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerw i innych zdarzeń, różne systemy czasu pracy oraz raportowanie. Może także wymieniać dane z rozwiązaniami kadrowo-płacowymi i ERP. AutoID wymienia wśród dotychczasowych integracji m.in. Enova, SAP, Impuls, Symfonię, InfoMedicę, TETA i Macrologic.
Od strony systemu kontroli dostępu możliwe jest zarządzanie dostępem do drzwi, bramek, szlabanów czy bram, stosowanie różnych metod identyfikacji, definiowanie ograniczeń czasowych i monitorowanie zdarzeń. System może być również integrowany m.in. z Active Directory, CCTV, SAP czy SSWiN.
Nie ma więc jednej konfiguracji właściwej dla każdej firmy. Zakład produkcyjny może potrzebować terminali przy bramkach i kilku stref chronionych. Biuro – czytników przy wybranych pomieszczeniach. Firma wielooddziałowa – centralnego zarządzania większą liczbą użytkowników i lokalizacji.
Dlatego wdrożenie powinno zacząć się nie od pytania „jaki czytnik kupić?”, ale od czterech znacznie bardziej praktycznych: jak rejestrowany jest czas pracy, które przejścia mają być kontrolowane, kto ma mieć do nich dostęp i jakie dane trzeba przekazać dalej do systemu HR lub ERP. Dopiero na tej podstawie można dobrać urządzenia i zakres integracji.
Podsumowanie – kiedy warto zintegrować RCP z kontrolą wejść?
Jeżeli pracownik rano rejestruje obecność, potem korzysta z karty lub innego identyfikatora przy wejściu do chronionych stref, a na końcu dane o jego czasie pracy trafiają do kadr, firma już obsługuje kilka elementów tego samego procesu. Pytanie brzmi tylko, czy robi to w jednym środowisku, czy w kilku oddzielnych systemach.
Integracja RCP z kontrolą dostępu pozwala powiązać identyfikację pracownika z rejestracją zdarzeń czasu pracy i zarządzaniem uprawnieniami do obiektu. Ma to szczególne znaczenie w zakładach zmianowych, magazynach, biurowcach, przedsiębiorstwach wielooddziałowych i wszędzie tam, gdzie nie każdy pracownik powinien mieć dostęp do każdej strefy.
AutoID realizuje te zadania poprzez swoje autorskie rozwiązanie, które można połączyć również z odpowiednio dobranymi terminalami oraz – zależnie od potrzeb – z systemem kadrowo-płacowym, ERP czy innymi elementami infrastruktury firmy. Zamiast więc dokładać kolejny niezależny system, można zacząć od sprawdzenia, które procesy i dane warto rzeczywiście połączyć.
