Skąd wzięło się 12% i czego naprawdę dotyczy ten wynik
Liczba 12% pochodzi z raportu Grant Thornton opartego na badaniu CATI przeprowadzonym w listopadzie 2025 roku na grupie 100 średnich i dużych przedsiębiorstw. Z tej próby wynika, że 12% badanych uznało się za w pełni przygotowanych do uruchomienia KSeF. Kolejne 33% deklarowało duży stopień przygotowania, 33% niewielki, 7% bardzo niewielki, 1% badanych zadeklarował brak rozpoczętych działań, a 14% nie potrafiło ocenić swojej sytuacji. Ten wynik opisuje więc jedynie wycinek rynku firm o większej skali działania.
W tym samym raporcie widać też zmianę względem wcześniejszego pomiaru. W styczniu 2024 roku pełną gotowość deklarowało 22% badanych, a pod koniec 2025 roku już 12%. Sam spadek nie dowodzi jeszcze pogorszenia przygotowań. Może wynikać z ostrożniejszej samooceny respondentów i lepszego rozpoznania skali zmian po stronie procesów, uprawnień oraz obiegu dokumentów, ale taki wniosek trzeba traktować jako interpretację, a nie twardy fakt wynikający z badania.
Dlaczego inne badania pokazują inny obraz rynku
Dane z innych raportów wyglądają inaczej, bo opierają się na innych pytaniach badawczych i opisują inny poziom przygotowania. W badaniu Asseco ze września 2025 roku 72% firm deklarowało częściową lub pełną gotowość do obsługi faktur w KSeF, a ponad 42% mówiło o pełnej gotowości. Równocześnie 10% organizacji nie podjęło jeszcze żadnych działań przygotowawczych. Tych wyników nie da się więc porównać wprost z raportem Grant Thornton, bo nie odnoszą się do identycznie zadanego pytania i nie mierzą tego samego poziomu dojrzałości organizacyjnej.
Podobny rozdźwięk pokazują dane inFaktu ze stycznia 2026 roku. Według tego badania 78% firm wie, czym jest KSeF, ale tylko 45% wdrożyło albo wdraża potrzebne rozwiązania, a 18% nie planuje przygotowań w najbliższym czasie. Zestawienie tych liczb sugeruje, że świadomość zmiany nie przekłada się automatycznie na gotowość organizacyjną. Sama znajomość pojęcia nie mówi jeszcze, czy firma ma ustawione procesy, narzędzia i odpowiedzialności potrzebne do codziennej pracy.
Co firmy najczęściej mylą z realnym wdrożeniem
Najwięcej nieporozumień bierze się z utożsamienia startu projektu z gotowością operacyjną. Firma może mieć wybranego dostawcę, za sobą test techniczny albo szkolenie zespołu, a nadal nie mieć uporządkowanego obiegu faktur zakupowych, zasad nadawania uprawnień czy ścieżek akceptacji dokumentów, które później często obsługuje także zewnętrzne biuro księgowe. KSeF zmienia nie tylko sposób wystawienia faktury, ale też jej odbiór, pobieranie i dalszą obsługę po stronie księgowej.
Ten problem dobrze widać w badaniu Asseco. Jako największe wyzwanie technologiczne 53% respondentów wskazało modyfikację procesów księgowych i finansowych w systemach ERP. Taki wynik pomaga zrozumieć, dlaczego część firm deklaruje zaawansowanie projektu, a mimo to nadal nie ma uporządkowanych procesów potrzebnych do bieżącej obsługi faktur.
Gdzie ryzyko jest największe po stronie księgowości i obiegu dokumentów
W przypadku KSeF największe ryzyko nie zaczyna się na poziomie samego pliku, tylko tam, gdzie dokument ma trafić do właściwej osoby, zostać odebrany, zweryfikowany i włączony do dalszego obiegu. Od 1 lutego 2026 roku podatnicy mają obowiązek odbierania faktur przy użyciu KSeF, a obowiązek wystawiania został wdrożony etapowo: od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów ze sprzedażą przekraczającą 200 mln zł w 2024 roku oraz od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników, z wyjątkiem najmniejszych mieszczących się w limicie 10 tys. zł brutto miesięcznie do końca 2026 roku.
Właśnie dlatego problem dotyczy już nie tylko zgodności z przepisami, ale też organizacji pracy. Jeżeli firma nie ma jasno rozpisanych odpowiedzialności, sprawnego przepływu informacji i narzędzi obejmujących także odbiór oraz dalszą obsługę dokumentu, zatory mogą pojawić się po stronie księgowości bardzo szybko. Będzie to szczególnie widoczne tam, gdzie dane trzeba nadal porządkować ręcznie albo wyjaśniać po fakcie, kto i na jakim etapie odpowiada za dokument.
Co z tych danych wynika dla firm przygotowujących się do KSeF
Dostępne badania pokazują rynek mocno zróżnicowany. Część firm przeszła już do etapu działania, część nadal zatrzymała się na poziomie deklaracji, a część odkłada decyzje mimo obowiązujących zmian. Z punktu widzenia zarządzania procesem ważniejsze od samej deklaracji gotowości jest dziś to, czy firma potrafi wskazać, kto odbiera dokumenty, kto nadaje uprawnienia, gdzie trafiają faktury zakupowe i jak są dalej obsługiwane.
Na styku przedsiębiorcy i podmiotu prowadzącego rozliczenia zwykle najszybciej widać, czy przygotowanie było realne. Gdy role, dostęp do dokumentów i sposób ich obiegu są ustalone wspólnie, łatwiej wychwycić słabe miejsca przed pojawieniem się błędów w bieżącej pracy.
Zestawienie badań Grant Thornton, Asseco i inFaktu pokazuje, że najsłabszym punktem rynku nie jest już sama wiedza o KSeF, lecz przełożenie jej na działający proces. Dla firm i księgowych to sygnał, że największe ryzyko leży dziś nie w samej decyzji o wdrożeniu, ale w jakości codziennej obsługi dokumentów.
